Un devis construit à partir de l'opportunité, figé dès sa création
Un devis part d'une opportunité : un clic sur Nouveau devis copie dans le devis les produits, quantités, remises et groupes de l'affaire. Dès cet instant, le devis conserve ses propres lignes. Si l'opportunité change la semaine suivante, le devis dit toujours ce qui a été envoyé.
Avant de créer le devis, SoliCRM vérifie les remises :
- jusqu'à 20 %, le commercial a toute latitude ;
- au-delà de 20 %, un manager doit d'abord approuver l'opportunité ;
- au-delà de 40 %, deux approbations sont nécessaires.
Tant que l'approbation n'est pas obtenue, SoliCRM refuse de créer le devis et explique pourquoi. Le devis est valable 30 jours par défaut ; son nom, sa date d'expiration et la note imprimée sur le PDF restent modifiables tant qu'il est en brouillon ou qu'il vient d'être envoyé.
Le PDF suit le style de votre entreprise — classique, moderne ou épuré — dans votre couleur d'accent, avec votre logo, vos mentions légales et vos propres conditions.
Envoyé par e-mail, signé dans le navigateur
Envoyer par e-mail adresse au client un lien vers le devis et le marque comme envoyé. Le client ouvre le lien sans créer de compte, lit le devis, télécharge le PDF puis, au choix :
- l'accepte en saisissant son nom et en cochant la case de consentement, ou
- le refuse, en indiquant un motif s'il le souhaite.
Une acceptation en ligne vaut signature électronique simple, et SoliCRM en conserve les preuves avec le devis : le nom et l'e-mail du signataire, la date et l'heure, son adresse IP et son navigateur, ainsi que l'empreinte SHA-256 du PDF exact qu'il a accepté. En cas de litige, vous pouvez prouver quelle version a été signée.
Le commercial est prévenu immédiatement — une tâche arrive dans sa liste : « Devis Q-00042 accepté et signé par Jane Smith » — et le webhook quote.accepted se déclenche pour vos autres outils.
Pour les contrats qui exigent une signature électronique avancée, connectez Yousign dans Configuration → Intégrations et envoyez plutôt le devis via Yousign. Une fois la demande de signature finalisée, le devis est accepté avec la demande Yousign comme preuve.
Des règles qui protègent ce qui a été convenu
Un devis passe de Brouillon → Envoyé → Accepté ou Refusé, et uniquement dans ce sens :
- un devis expiré ne peut pas être accepté — prolongez d'abord sa validité ; le lien du client cesse de lui-même de proposer le bouton ;
- une fois accepté ou refusé, un devis fait foi de cette réponse : il ne peut plus être modifié, renvoyé, envoyé en signature ni supprimé. Pour proposer autre chose, créez un nouveau devis ;
- seul un brouillon peut être supprimé.
Une signature Yousign tardive sur un devis déjà refusé ne renverse pas non plus la réponse.
Un devis accepté, une commande
Créer la commande transforme un devis accepté en commande, avec ses lignes, son total et son client. Un devis donne une commande : cliquer à nouveau vous emmène vers la commande existante, pour qu'une même vente ne soit jamais enregistrée deux fois.
Une commande passe de Brouillon → Activée → Livrée :
- tant qu'elle est en brouillon, ses quantités et ses remises peuvent encore être ajustées — par exemple si le client veut huit licences au lieu de dix ;
- une fois activée, c'est un engagement ferme, qui peut être facturé ;
- une fois facturée, elle ne peut plus revenir en brouillon ni être annulée : ses factures ne lui correspondraient plus. Une erreur se corrige par un avoir, comme le veut la loi.
Chaque commande s'imprime en PDF de confirmation de commande, avec le numéro de bon de commande du client et les adresses de facturation et de livraison.
Des contrats qui se renouvellent à temps
À partir d'une commande activée, Créer le contrat préremplit le compte, le nom et la valeur. Vous fixez la date de début et la durée en mois ; SoliCRM calcule la date de fin et imprime vos conditions — rédigées en Markdown, avec titres et listes — dans le PDF du contrat.
Un contrat passe de Brouillon → Activé → Expiré, et un contrat activé n'est plus modifiable : ce qui a été signé reste ce qui a été signé. Une commande donne un contrat, et une commande couverte par un contrat actif ne peut pas être annulée.
Chaque matin à 6 h, SoliCRM passe en revue les contrats qui arrivent à échéance dans les 60 jours et ouvre pour chacun une opportunité de renouvellement (« Renewal — … »), attribuée au propriétaire du contrat. La vue Bientôt expirés les liste : les renouvellements se travaillent bien avant la date de fin, au lieu d'être découverts après.
En bref
- Des devis copiés depuis l'opportunité, avec approbation des remises à 20 % et 40 %.
- Une acceptation en ligne avec dossier de preuve complet, ou Yousign pour une signature avancée.
- Un parcours strict : brouillon, envoyé, répondu — puis verrouillé.
- Une commande par devis, un contrat par commande, rien d'annulé une fois facturé.
- Des opportunités de renouvellement ouvertes 60 jours avant la fin d'un contrat.
Suite de la série : factures, avoirs et paiement en ligne.
