Des règles de workflow pour les cas simples
Une règle de workflow réagit à un changement précis : « quand l'étape de l'opportunité passe à Négociation/Révision » ou « quand la priorité du ticket passe à Critique ». Elle se déclenche sur le changement lui-même — pas à chaque enregistrement de la fiche — et fait une seule chose : créer une tâche pour le propriétaire, à échéance de quelques jours, ou mettre à jour un champ.
Des flux pour tout le reste
Un flux démarre lorsqu'un enregistrement d'un objet — compte, contact, piste, opportunité, ticket — est créé, modifié, ou l'un ou l'autre. Ses conditions d'entrée se combinent avec toutes ou au moins une :
- est égal à, est différent de, est supérieur ou inférieur à, contient ;
- change, ou passe à une valeur ;
- est vide, n'est pas vide.
Viennent ensuite les étapes, dans l'ordre :
- créer une tâche ;
- mettre à jour un champ ;
- envoyer un e-mail, au propriétaire ou à une adresse ;
- envoyer une notification push.
Les textes peuvent utiliser des champs de fusion — {{name}}, {{amount}} — remplis à partir de l'enregistrement. Et toute étape peut attendre : « trois jours après que l'opportunité a atteint Proposition, si elle y est toujours, relancer le propriétaire ». Les étapes en attente sont vérifiées toutes les heures, et une attente est abandonnée dès que l'enregistrement ne remplit plus les conditions — pas de rappel sur une affaire déjà gagnée.
Chaque exécution est journalisée, avec son compteur, pour que vous voyiez ce qu'un flux a réellement fait.
Vos propres champs, vos propres objets
Ajoutez des champs personnalisés à n'importe quel objet standard — texte, nombre, date, case à cocher ou liste de sélection —, obligatoires ou non. Ils apparaissent sur les pages, les formulaires, les filtres de liste et l'API comme les autres.
Quand c'est tout un type d'enregistrement qui manque, créez un objet personnalisé — « Projets », « Sites », « Véhicules » — avec ses propres champs et ses propres pages.
Des règles qui gardent les données propres
Les règles de validation empêchent d'enregistrer une fiche à moitié remplie : « quand l'étape est Perdue, le motif de perte est obligatoire », avec votre propre message d'erreur. Elles s'appliquent aussi bien dans les formulaires que via l'API.
Des pages mises en page selon le profil
Les mises en page déterminent, par objet et par profil (administrateurs, membres), quels champs s'affichent, dans quel ordre et sous quels intitulés de section. Les membres voient ce avec quoi ils travaillent ; les administrateurs voient le reste. Réinitialiser ramène un profil à la mise en page par défaut.
Les champs personnalisés peuvent aussi être réservés aux administrateurs : masqués aux membres sur les pages, les formulaires, les filtres et l'API.
Les rapports et le tableau de bord d'accueil
Le générateur de rapports fonctionne sur les opportunités, les pistes, les comptes, les contacts, les tickets et les activités : regroupez par un champ, et éventuellement par un second (affiché en matrice), comptez ou additionnez montants, chiffre d'affaires ou effectifs, limitez à vos propres enregistrements ou à une période. Chaque rapport dispose d'un graphique en barres, d'un bouton Exporter en CSV, et de deux options :
- Épingler à l'accueil, pour l'afficher sur le tableau de bord d'accueil ;
- l'envoyer par e-mail chaque matin ou chaque lundi matin à une liste de destinataires.
Les vues de liste enregistrées gardent les recherches favorites de chacun — « Mes affaires EMEA de plus de 100 K en Proposition » — à portée de clic.
Qui a changé quoi
Les champs clés sont suivis sur chaque enregistrement — l'étape, le montant, la date de clôture et le propriétaire d'une opportunité ; le statut, la priorité et la file d'attente d'un ticket ; et ainsi de suite — avec qui les a modifiés, quand, et de quelle valeur à quelle valeur. L'historique est chaîné par des empreintes SHA-256 : la Configuration indique si la chaîne est intacte, si bien qu'une entrée réécrite ne passerait pas inaperçue.
En bref
- Des règles de workflow pour un changement, des flux avec conditions, plusieurs étapes et des attentes planifiées.
- Champs et objets personnalisés, règles de validation, mises en page par profil.
- Des rapports avec graphiques, export CSV, épinglage à l'accueil et envois programmés par e-mail.
- Un historique infalsifiable des champs clés.
